1. Contexte : Huwin, révolutionne  la relation client dans l'immobilier

Huwin (Opinion System), acteur clé dans le secteur immobilier,  offre  une méthode innovante pour renforcer la relation entre les agents immobiliers et leurs clients. Contrairement à la pratique courante où le dépôt d’avis client marque la fin d'une relation, Huwin réinvente cette dynamique en transformant les avis en un point de départ pour établir une nouvelle relation. Ce besoin de maintenir un lien actif avec les clients est un défi pour la majorité des agences immobilières qui négligent ce point, malgré les recommandations des experts.

Victime de son succès  Huwin doit relever un nouveau défi cette fois-ci interne : la gestion efficace des factures  dans un environnement où les transactions sont nombreuses et mensuelles. En effet, Huwin a édité près de 1600 factures en quelques semaines seullement. 

2. Problème : Le volume de facture ralentit le Time to Cash et augmente le nombre d'impayés.

Avant l’adoption de Billspot et ne disposant pas de solution dédiée à la facturation, Huwin se doit de gérer manuellement l'édition, l’envoi et la consolidation des factures. La gestion des nombreuses transactions rendait ce processus manuel chronophage et sujet aux erreurs, qui a eu un impact direct sur la trésorerie, augmentant le délai entre la prestation et le paiement final des clients (Time to Cash). L'augmentation du volume d'affaires combinée à la mise en place d’automatisation dans le CRM , Les erreurs de saisie et la perte d’efficacité a rendu la gestion de la facturation très compliquée. 

3. Solution : L’intégration d’une solution de facturation automatique et centralisé directement dans le CRM HubSpot 

Pour pallier à ces problèmes, , Huwin a choisi d’intégrer Billspot, une solution de facturation native au CRM HubSpot. En s’appuyant sur cette technologie, Huwin a pu automatiser la génération des factures directement depuis les transactions enregistrées dans HubSpot facilitant ainsi sa montée en puissance. 

Cette intégration a permis plusieurs améliorations clés :

• Envoie des factures automatiques : Les factures sont éditées mensuellement et automatiquement, directement à partir des informations présentes dans le CRMHubSpot, ce qui permet aux équipes financières de générer des centaines de factures en quelques clics.
• Rapprochement bancaire automatique:  Le rapprochement bancaire permet une meilleure gestion des retard des paiements et des impayés L’information est directement disponible et actionable dans le CRM pour permettre aux équipes de recouvrement de mieux gérer les délais de paiement.  Les informations sont mises à jour en temps réel dans HubSpot, garantissant une meilleure visibilité également pour l’équipe commerciale.
• Centralisation de l’information : Toutes les données clients, y compris la facturation et les paiements, sont centralisées dans HubSpot, l'outil de référence des équipes commerciales. Cela permet une collaboration accrue entre les départements et réduit considérablement le risque d'erreurs.

4. Mise en place et gains mesurables

Sans formation spécifique et grâce à la maîtrise de leur CRM, l'intégration de Billspot à seulement 45 minutes. 

Résultats mesurables :

• 1600 factures générées sans erreurs: Plus de 1 600 factures ont été créées en seulement quelques semaines, illustrant une montée en charge rapide.
• +8 heures de productivité des équipes ADV : La centralisation des informations et la synchronisation automatique des paiements ont permis aux équipes de gagner 8 heures par semaine.
• +25% d'amélioration du Time to Cash : Grâce à la facturation automatisée et à la mise à jour des paiements en temps réel, les délais de paiement ont été réduits de 25%, contribuant à une meilleure gestion de la trésorerie.
• Meilleure collaboration des équipes commerciales et administratives : Le commercial est désormais informé en temps réel du statut de facturation de ses clients, et les équipes financières ont la certitude que toutes les données nécessaires sont correctement intégrées, évitant ainsi la double saisie d’informations.

5. Conclusion et perspectives

En seulement quelques mois, l’intégration de Billspot dans HubSpot a permis à Huwin de simplifier et d’accélérer ses processus de facturation, tout en réduisant les risques d’erreurs et en améliorant la gestion de ses flux de trésorerie. L’outil s'est imposé comme une solution incontournable pour gérer un volume élevé de transactions en toute efficacité.

6. Témoignages

Enfin, terminons par le témoignage de Thomas Drumain, CTO chez Huwin :

"L'intégration de Billspot a été un tournant pour notre gestion financière. En seulement quelques clics, nous avons pu automatiser un processus qui nous prenait beaucoup de temps auparavant, tout en gardant l’ensemble de nos opérations commerciales centralisées dans HubSpot. C’est un réel gain de productivité."